Política de Tratamiento de Datos Personales

Mindheart

Última modificación: 8 de julio de 2026

1. ENTIDAD RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

Responsable del Tratamiento: Mindheart LLC ("Mindheart", "nosotros", conocida también como "MindHeart Kids"), compañía constituida en Estados Unidos.

Correo electrónico de contacto: [email protected]

2. ÁMBITO DE APLICACIÓN

Mindheart presta sus servicios a usuarios en distintos países, incluyendo Colombia. Esta política se elabora tomando como referencia la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 de Colombia, dado que una parte importante de nuestros usuarios se encuentra en ese país, sin perjuicio de que la abogada de la compañía deba confirmar si aplican adicionalmente otras normas según el estado de constitución de la LLC en Estados Unidos.

3. DEFINICIONES Y CONCEPTOS

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Consentimiento del titular: Manifestación de la voluntad, informada, libre e inequívoca, a través de la cual el titular acepta que un tercero utilice su información.

Dato Personal: Cualquier información asociada a una persona natural identificada o identificable.

Dato Público, Semiprivado y Privado: según su naturaleza y nivel de reserva, conforme a la ley colombiana.

Dato Sensible: Aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas, salud, vida sexual, datos biométricos, entre otros).

Encargado del tratamiento: Quien gestiona los datos personales a nombre del responsable, sin decidir sobre su finalidad.

Habeas Data: Derecho de todo titular a conocer, actualizar, rectificar u oponerse a la información concerniente a sus datos personales.

Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos personales.

Titular de los datos personales: Persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento.

4. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Durante el tratamiento de sus datos personales, garantizamos:

  • Principio de Legalidad

  • Principio de Finalidad

  • Principio de Libertad

  • Principio de Veracidad o Calidad

  • Principio de Transparencia

  • Principio de Acceso y Circulación Restringida

  • Principio de Seguridad

  • Principio de Confidencialidad

  • Principio de Responsabilidad Demostrada (Accountability)

5. DATOS PERSONALES QUE RECOLECTAMOS

Dependiendo del formulario o proceso, podemos recolectar:

  • Correo electrónico

  • Teléfono

  • País y ciudad de residencia

  • Rol o vínculo con la infancia (padre, madre, abuelo/a, cuidador, psicólogo, profesor u otro)

  • Datos de pago, procesados directamente por nuestra pasarela de pagos (Stripe); Mindheart no almacena números de tarjeta

  • En el caso de Vacaciones con Bloom: información adicional relacionada con el niño o niña inscrito (por ejemplo, gustos o alergias), suministrada por el padre, madre o acudiente

6. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

Los datos personales que recolectamos se usan para:

  • Mantener una base de datos de contacto de nuestra comunidad

  • Enviar contenido informativo (por ejemplo, aviso de nuevo contenido disponible, cambios de horario, programación del mes)

  • Enviar notificaciones sobre eventos virtuales o presenciales a los que el usuario se inscribió

  • Procesar pagos y enviar la facturación correspondiente

  • Dar soporte y responder consultas

Mindheart no utiliza los datos para envíos masivos o publicitarios agresivos; el enfoque declarado es informativo.

7. CÓMO OBTENEMOS SU AUTORIZACIÓN

La autorización se obtiene mediante un checkbox de aceptación dentro de cada formulario de registro o compra, con un texto equivalente a: "Acepto el uso de mis datos y las políticas de privacidad". Este mecanismo debe revisarse con la abogada para confirmar que cumple el estándar de autorización "previa, expresa e informada" que exige la ley.

8. CON QUIÉN COMPARTIMOS SUS DATOS (ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO)

Para operar nuestros servicios, compartimos datos con los siguientes proveedores, quienes actúan como encargados del tratamiento:

  • Stripe — procesamiento de pagos (incluye Vacaciones con Bum)

  • GoHighLevel — plataforma de email marketing / CRM, envío de comunicaciones y almacenamiento de la base de datos

  • Circle — alojamiento de la membresía Refugio

  • Jotform — formulario de inscripción de Vacaciones con Blum

Mindheart no utiliza los datos para envíos masivos o publicitarios agresivos; el enfoque declarado es informativo.

9. DERECHOS DE LOS TITULARES DE INFORMACIÓN PERSONAL

Como titular de sus datos personales, usted tiene derecho a:

  • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales

  • Solicitar prueba de la autorización otorgada

  • Ser informado sobre el uso que se le ha dado a sus datos

  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual que lo impida

  • Acceder de forma gratuita a sus datos personales

  • Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley

9.1. Procedimiento de Consulta

Los titulares pueden consultar su información personal en nuestras bases de datos. Las consultas serán tramitadas en un máximo de diez (10) días hábiles desde su recepción. Si no podemos atender una consulta dentro del plazo, informaremos al interesado las razones antes del vencimiento del plazo, el cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes.

9.2. Procedimiento de Reclamo

Los titulares pueden presentar reclamos si consideran que su información debe ser corregida, actualizada o suprimida, o si detectan incumplimiento de la normativa. Si el reclamo está incompleto, se otorgará un plazo de cinco (5) días hábiles para subsanar las fallas. Transcurridos dos (2) meses sin recibir la información solicitada, se entenderá desistido el reclamo. El plazo máximo para resolver el reclamo es de quince (15) días hábiles desde su recepción, prorrogable por ocho (8) días hábiles adicionales si es necesario.

Para ejercer cualquiera de estos derechos, puede escribir a [email protected].

10. CÓMO DARSE DE BAJA

Los usuarios pueden desuscribirse libremente de las comunicaciones informativas en cualquier momento a través del enlace de cancelación de suscripción incluido en nuestros correos. Al desuscribirse, se dejan de recibir comunicaciones, aunque el registro puede permanecer en la base de datos salvo que se solicite expresamente su eliminación.

11. VIGENCIA Y CONSERVACIÓN DE LOS DATOS

Los datos se conservan en nuestra base de datos (GoHighLevel) mientras el usuario no solicite su eliminación o se desuscriba de las comunicaciones. Si un usuario deja de pertenecer a la membresía Refugio, deja de recibir las comunicaciones específicas de esa comunidad, pero su registro general puede permanecer en la base de datos.

12. SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD

Mindheart implementa medidas razonables, técnicas, humanas y administrativas para proteger la información personal contra pérdida, uso indebido, acceso no autorizado o alteración, incluyendo el uso de proveedores certificados como Stripe para el procesamiento de pagos. Las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no sean públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, incluso después de finalizada su relación con Mindheart.

13. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

Solo procesaremos datos personales sensibles para lo estrictamente necesario, solicitando el consentimiento previo y explícito a los titulares (o sus representantes legales) e informándoles sobre la finalidad exclusiva para su tratamiento.

14.TRATAMIENTO DE DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

Solo trataremos datos personales de menores de edad cuando su tratamiento se encuentre debidamente autorizado por los padres o representantes legales del niño, niña o adolescente, respetando siempre su interés superior y sus derechos fundamentales. Esto aplica en particular a la información suministrada en el marco de Vacaciones con Blum, que es proporcionada directamente por el padre, madre o acudiente responsable.

15. TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES A TERCEROS

No entregaremos sus datos personales a otras entidades sin antes obtener su previo consentimiento, salvo que la transmisión sea necesaria para la prestación de nuestros servicios, esté autorizada expresamente por usted, o sea requerida por la ley.

16. TRANSFERENCIA DE DATOS PERSONALES A TERCEROS PAÍSES

Dado que Mindheart es una compañía constituida en Estados Unidos y varios de nuestros proveedores (Stripe, GoHighLevel, Circle) operan o almacenan información fuera de Colombia, el tratamiento de sus datos puede implicar una transferencia internacional. Esta transferencia se realiza bajo las garantías correspondientes conforme a la ley aplicable.

17. CAMBIOS EN LA POLÍTICA

Esta política puede actualizarse periódicamente. Los cambios sustanciales serán notificados a los usuarios registrados y la fecha de la última actualización se indicará al final del documento.

18. VIGENCIA

La presente política entra en vigencia a partir del 8 de julio de 2026, y reemplaza la política publicada previamente en la landing de Refugio (vigente desde el 1 de febrero de 2024).

19. CONTACTO

Si tiene alguna pregunta sobre esta política, o desea ejercer sus derechos de consulta y reclamación, puede escribir a [email protected].